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3. Stellen Sie ein Budget auf

Erfreuen Sie Ihren Chef, indem Sie Ihr Budget kennen, bevor Sie damit anfangen, Ihre geschäftliche Konferenz oder Veranstaltung zu planen, und halten Sie sich anschließend daran. Befolgen Sie diese Tipps, um die Kosten im Überblick zu behalten:

a. Vergleichen Sie Angebote, aber warten Sie nicht zu lange, bis Sie eine Entscheidung über den endgültigen Ort Ihrer Konferenz treffen. Haben Sie ein Angebot nicht rechtzeitig bekommen? Aller Wahrscheinlichkeit nach wird dies während der eigentlichen Planung der Veranstaltung ebenfalls passieren. Beseitigen Sie Risiken, die mit zeitaufwändigen Elementen einhergehen, weil dies schließlich mehr Stress für Sie und eine Gefahr für den Erfolgsgrad Ihrer Veranstaltung führt.

b. Bauen Sie eine Sicherheitsrücklage von 10 % in Ihr Budget ein, um unerwarteten Ausgaben Rechnung zu tragen.

c. Welche Gebühr können Sie von Teilnehmern erheben, um Kosten zu decken und trotzdem Gewinn zu machen (falls das eines der Ziele ist)? Erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie die wesentlichen Kostenpositionen Ihrer Wunschliste auflisten – Miete des Veranstaltungsortes, Redner, Mahlzeiten, audiovisuelle Geräte, gedruckte Materialien, Werbegeschenke und amüsante Extras. Vergessen Sie nicht, Kosten für das Bewerben der Veranstaltung wie etwa eine (neue) Website und Online-Werbung (soziale Medien) einzurechnen. Bauen Sie auch eine Reserve von 10 bis 15 Prozent ein für den Fall, dass die Kosten überzogen werden.

d. Vermeiden Sie Überraschungen, wenn Sie eine Einrichtung mieten oder mit Anbietern zusammenarbeiten, indem Sie alle Vereinbarungen schriftlich festhalten.

e. Begrenzen Sie die Anzahl der Leute in der Konferenzeinrichtung, die dazu berechtigt sind, Ihr Stammkonto mit Posten zu belasten.

f. Achten Sie auf Währungsumstellungen, wenn Sie Konferenzen im Ausland planen.

g. Stellen Sie alle Kosten in Frage, die keinen Sinn zu ergeben scheinen.

h. Prüfen Sie alle Rechnungen gegen schriftliche Angebote.